Şirket Bütçesinden Karşılanan Yüksek Tutarlı Konaklama

Giderlerinde Hizmetten Yararlanan Kişilerin Belirsiz Olması ve Harcamaların Şirket Faaliyetleriyle İlişkilendirilememesi Şirket tarafından ödemesi yapılan konaklama giderlerinin önemli bir kısmında, konaklama hizmetinden yararlanan kişilerin kimlik bilgilerinin fatura veya ekli belgelerde yer almadığı, söz konusu konaklamaların Şirket personeline mi yoksa şirket misafirlerine mi ait olduğunun açıklanamadığı ve dolayısıyla yapılan harcama ile Şirket faaliyetleri arasında hukuki ve ticari bağın kurulamadığı görülmüştür.

6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nun 369’uncu maddesi gereği yönetim kurulu üyeleri ve yöneticiler, şirket kaynaklarını kullanırken "tedbirli bir yönetici özeni" göstermekle yükümlüdür. Bu yükümlülük, yapılan her kuruş harcamanın şirketin ticari menfaatine uygun olduğunun ve harcamanın gerçekliğinin ispatlanmasını gerektirir. Ayrıca 213 sayılı Vergi Usul Kanunu’nun "İspat Edici Kâğıtlar" başlıklı hükümlerine göre, bir giderin şirket kayıtlarına masraf olarak işlenebilmesi için, işin mahiyetine göre düzenlenmiş fatura ve benzeri vesikalarla tevsik edilmesi zorunludur. Sermayesinin %95’i kamu kaynağına dayanan bir şirkette, şeffaflık ve hesap verebilirlik ilkeleri özel sektöre kıyasla çok daha sıkı uygulanmak zorundadır. Şirket bütçesinden ödenen bir konaklama faturasında, konaklayan kişinin isminin ve şirketteki görevinin veya şirketle olan ticari ilişkisinin (misafir ise ağırlama gerekçesinin) açıkça belirtilmesi, harcamanın "işle ilgili" olduğunun en temel kanıtıdır. İsimsiz, gerekçesiz ve kimin kaldığı belli olmayan konaklamalar, ticari teamüllere aykırı olduğu gibi kurum kaynaklarının amaç dışı kullanılması riskini de barındırmaktadır.

Şirketin muhasebe kayıtları ve 2020- 2025 yılları arasındaki konaklama faturaları üzerinde yapılan incelemede; Şirketin görev ve faaliyetleri ile ilgili olduğu iddiasıyla toplam 10.575.307,60 TL tutarında konaklama bedeli ödediği tespit edilmiştir. Ancak bu tutarın detayları irdelendiğinde, toplam tutarın içerisindeki 100’den fazla konaklama işlemine ait fatura ve eklerinde konaklayan kişilerin isimlerinin bulunmadığı, sadece fatura bulunduğu ve faturada “Konaklama Bedeli” ifadesinin kullanıldığı görülmüştür. Denetim sırasında sorgulanmasına rağmen kim veya kimler olduğu Şirket yetkililerince de açıklanamayan ve herhangi bir görevlendirme onayı veya temsil- ağırlama tutanağı ile ilişkilendirilemeyen bu "isimsiz" konaklamaların toplam tutarı 2.304.117,05 TL’ye ulaşmıştır. Şirketin ana sermayesinin neredeyse tamamının kamuya ait olduğu göz önüne alındığında, 2,3 Milyon TL gibi yüksek bir meblağın, kimliği belirsiz kişilerin konaklaması için harcanması ve bu kişilerin Şirket faaliyetiyle olan bağının kanıtlanamaması, yönetimsel özen borcunun ihlali niteliğindedir.

Kamu idaresi cevabında; bulguya konu hususların tekrar yaşanmaması amacıyla konaklama hizmetlerine yönelik yeni bir idari sürecin başlatıldığı, bu kapsamda ilgili birim veya personel tarafından hazırlanan konaklama taleplerinin yönetim onayından geçtikten sonra herhangi bir aracı acente kullanılmaksızın doğrudan otellerle görüşülerek rezervasyon ve ödeme işlemlerinin bizzat şirket personeli tarafından koordine edilmeye başlandığı ifade edilmiştir. Ayrıca, konaklama işlemlerinin ardından düzenlenen faturalarda konaklayan kişi adı, giriş- çıkış tarihleri ve oda numarası gibi tüm detayların eksiksiz olarak bulunmasının sağlandığı belirtilmiştir. Bununla birlikte, bulguda yer alan hususlara ilişkin halihazırda devam eden hukuki süreçlerin neticesi de gözetilerek, işlem tesis edilmesi hususunun şirket yetkili organlarının (Yönetim Kurulu ve Genel Kurul) gündemine sunulacağı bildirilmiştir.

Kamu idaresi tarafından, bulguda yer alan tespitler doğrultusunda konaklama hizmetlerinin aracı acenteler kullanılmadan doğrudan yürütülmeye başlandığı ve faturalarda konaklayan kişilere ait kimlik ve konaklama detaylarının eksiksiz olarak yer almasının sağlandığı ifade edilmişse de; ileriye dönük olarak alınan bu idari tedbirler, geçmiş dönemlerde gerçekleştirilen ve tevsik edici belgelerden yoksun olan harcamaları geriye dönük olarak hukuka uygun hale getirmemektedir. 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu'nda yer alan "tedbirli bir yönetici özeni" yükümlülüğü ile 213 sayılı Vergi Usul Kanunu'nun ispat edici kâğıtlara ilişkin amir hükümleri gereğince, şirket bütçesinden karşılanan harcamaların şirket faaliyetleriyle ticari ve hukuki illiyet bağının somut belgelerle ispatlanması yasal bir zorunluluktur. İdarece uygulamaya konulan yeni kurallar ve düzeltici idari işlemler, 2.304.117,05 TL tutarındaki "isimsiz" konaklama giderlerinin işle ilgili olduğunun kanıtlanamadığı yönündeki denetim tespitinin maddi gerçekliğin i teyit etmektedir.

İdare cevabında, konuyla ilgili devam eden hukuki süreçlerin bulunduğu ve gerekli işlemlerin tesisi için hususun şirket yetkili organlarının gündemine alınacağı bildirilmiş olup, bu durum bahse konu belirsiz harcamaların adli ve idari mercilerce de tahkikata konu edildiğini doğrulamaktadır.

Netice itibarıyla; idare tarafından fatura içeriklerinin şeffaflaştırılmasına yönelik alınan önlemler kamu kaynaklarının korunması adına olumlu bir idari tasarruf olmakla birlikte, kimliği ve şirketle ilişkisi belgelendirilemeyen geçmiş konaklama ödemelerinin ticari bir gider niteliği taşımadığına ilişkin tespitler geçerliliğini korumaktadır. Bu minvalde, şirket faaliyetiyle bağı kurulamayan bahse konu harcama tutarının ilgililerden tazminine ve tevsik edici belgesi eksik olan ödemelere onay veren yetkililerin hukuki ve mali sorumluluklarının tayinine yönelik süreçlerin neticelendirilmesi mecburiyetinin hukuken varlığını sürdürdüğü anlaşılmaktadır.