Yurt Dışı Görevlendirmelerde Personele Gündeliğin Yanı Sıra Yeme- İçme Giderleri İçin Ayrıca Ödeme Yapılması

Şirket personeline yurt dışı geçici görevlendirmelerinde Genel Kurul kararı doğrultusunda belirlenen tutarlarda "gündelik" ödenmesine rağmen, gündeliğin verilme gerekçesini oluşturan yeme, içme ve şahsi harcamaların faturalandırılarak ayrıca Şirket bütçesinden ödendiği ve bu suretle ilgililere mükerrer menfaat sağlandığı görülmüştür.

Hukuki ve mali terminolojide "gündelik" (harcırah); personelin görevli olduğu süre zarfında iaşe (yeme- içme) ve zorunlu yaşam giderlerini karşılamak üzere, belge ibrazına gerek kalmaksızın nakden ve maktu olarak ödenen tutarı ifade etmektedir. 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nun yönetim kurulu üyelerinin ve yöneticilerin özen borcunu düzenleyen 369’uncu maddesi uyarınca, şirket kaynaklarının basiretli bir iş adamı gibi yönetilmesi esastır. Gündelik uygulamasının temel mantığı, personelin yeme- içme masraflarının bu maktu tutar içinden karşılanmasıdır. Hem maktu gündelik ödenmesi hem de gündeliğin kapsadığı harcamaların (yemek, içecek vb.) ayrıca fatura karşılığı Şirkete ödetilmesi, aynı gider kalemi için kasadan iki kez çıkış yapılması anlamına gelmektedir. Genel Kurul kararında yer alan "belgelendirilen giderlerin ayrıca ödenmesi" ifadesi, gündeliğin kapsamına girmeyen "konaklama ve ulaşım" giderlerine matuf olup, yeme- içme giderlerinin hem nakit hem de fatura yoluyla ödenmesi mali disiplin ve ekonomiklik ilkeleriyle bağdaşmamaktadır.

Şirketin 28.05.2025 tarihli ve 29 sayılı Olağan Genel Kurul toplantısında alınan karar incelendiğinde; 2025 yılı yurt dışı seyahatleri için Yönetim Kurulu Üyeleri ve Genel Müdür için 250 Euro, Genel Müdür Yardımcıları için 200 Euro, Birim Müdürleri için 150 Euro ve diğer personel için 100 Euro tutarında günlük gündelik belirlendiği görülmüştür. Söz konusu tutarlar, gidilen ülkedeki yaşam koşulları dikkate alındığında personelin günlük yeme- içme ihtiyacını karşılayabilecek makul ve yeterli seviyededir. Ancak muhasebe kayıtları ve ödeme emirleri üzerinde yapılan incelemede; personele bu tutarların nakden ödendiği, buna rağmen aynı seyahatlerde yenilen yemeklerin ve içilen içeceklerin (restoran ve kafe harcamaları vb.

dahil olmak üzere) fişlerinin Şirkete ibraz edilerek gider yazıldığı tespit edilmiştir. Gündelik ödemesinin doğasına aykırı olan bu uygulama neticesinde, 2020- 2025 yılları arasında Şirket bütçesinden toplam 901.327,93 TL tutarında yeme- içme ödemesi mükerrer olarak yapılmıştır.

Gündelik alan bir personelin, bu tutarı şahsi harcamalarında kullanması gerekirken, en küçük kalemdeki şahsi tüketimlerini dahi Şirkete fatura etmesi, Şirket zararına yol açan bir yönetim zafiyetidir.

Kamu idaresi cevabında; belediye şirketlerinin 6245 sayılı Harcırah Kanunu kapsamında yer almaması nedeniyle yurt dışı görevlendirmelerine ilişkin ödemelerin içeriğinin, anılan kanun ve yurt dışı gündeliklerine dair kararlara bağlı kalınmaksızın şirket yönetim organlarınca serbestçe belirlenebildiği ve ödemelerin şirket ortakları tarafından her yıl gerçekleştirilen olağan veya olağanüstü genel kurullarda alınan kararlar doğrultusunda yapıldığı ifade edilmiştir. Bununla birlikte, bulguda yer alan tespitler doğrultusunda iyileştirme yapılması amacıyla hazırlanan taslak metnin Genel Kurul onayına sunulacağı ve halihazırda devam eden uygulamalarda mükerrer harcamaların önüne geçecek gerekli idari tedbirlerin alındığı belirtilmiştir.

Kamu idaresi tarafından, şirketin 6245 sayılı Harcırah Kanunu'na tabi olmaması gerekçe gösterilerek ödemelerin şirket genel kurul kararlarına dayandırıldığı ve ilerleyen süreçte mükerrer harcamaları önleyecek idari tedbirlerin alındığı ifade edilmişse de, bu durum geçmiş dönemde şirket aleyhine oluşan hukuka aykırılığı ve maddi kaybı ortadan kaldırmamaktadır.

Şirket organlarının kendi harcırah ve ödeme esaslarını belirlemede yasal bir serbestiye sahip olması, 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu'nun 369'uncu maddesinde amir olan özen borcunu ve basiretli tacir yükümlülüğünü bertaraf etmemektedir. Gündeliğin (harcırahın) temel ihdas amacı, personelin görev süresince yeme, içme gibi zorunlu yaşam giderlerinin belgesiz ve maktu olarak karşılanması iken; makul seviyelerde nakdi gündelik ödenmesine rağmen aynı seyahatteki şahsi yeme- içme harcamalarının fatura karşılığı ayrıca şirket bütçesine yansıtılması, aynı gider kalemi için şirketten iki defa nakit çıkışına sebebiyet vererek mali disiplin ve ekonomiklik ilkeleriyle açıkça çelişmektedir.

İdarece sunulan cevapta, mükerrer harcamaların önüne geçilmesi için halihazırda tedbir alındığının belirtilmesi, esasen söz konusu mükerrer ödeme tespitinin ve geçmiş yıllardaki idari zafiyetin zımnen kabulü niteliğindedir.

Sonuç itibarıyla; ileriye dönük olarak idari tedbirlerin alınması ve düzeltici mahiyetteki yeni taslak metinlerin genel kurul onayına sunulacak olması kurumsal işleyiş adına olumlu bir yaklaşım olmakla birlikte, 2020- 2025 yılları arasında şahsi yeme- içme giderleri için mükerrer olarak ödendiği tespit edilen 901.327,93 TL tutarındaki harcamanın, şirket kaynaklarında hukuki dayanaktan yoksun bir eksilmeye yol açtığı açıktır. Bu itibarla, temsil ve ağırlama faaliyeti kapsamında değerlendirilmesi mümkün olmayan söz konusu şahsi harcama tutarının, şirket menfaatlerinin korunması ilkesi gereği ilgililerden tazmin veya tahsil edilmesine yönelik hukuki ve idari süreçlerin işletilmesinin yerinde olacağı değerlendirilmektedir.