Yürütülen Yazılım Geliştirme Projesinde Yönetim Kurulu Kararı İle Belirlenen Personel İstihdam Sınırının Aşılması

ASAT Genel Müdürlüğü ile Şirket arasında imzalanan yazılım geliştirme sözleşmesi kapsamında, projenin mali çerçevesini ve istihdam sınırlarını belirleyen Yönetim Kurulu kararına aykırı hareket edildiği; yetkili organ tarafından izin verilen azami personel sayısının iki katına çıkılarak, oluşan mevzuata aykırı personel maliyetlerinin ve bu maliyetler üzerinden hesaplanan %15 kâr payının İdare bütçesinden ödendiği tespit edilmiştir.

Kamu idarelerinin ve bağlı şirketlerinin harcama süreçlerinde, yetkili karar organlarının (Yönetim Kurulu) belirlediği sınırlar esastır. 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu ve kurumsal yönetim ilkeleri gereğince, bir projenin bütçesi ve kaynak kullanımı, Yönetim Kurulunun çizdiği çerçeve ile sınırlıdır. Karar organı, projenin mali yükünü öngörerek "maksimum personel sayısı" gibi kısıtlayıcı hükümler koyduğunda, icra makamlarının (Genel Müdürlük) bu sınırı kendi inisiyatifiyle aşma yetkisi bulunmamaktadır. Sınırın aşıldığı her türlü harcama, "yetkisiz işlem" niteliğinde olup, bu harcamaların "hizmet bedeli" adı altında kamu kaynağından ödenmesi hukuken mümkün değildir.

Konuyla ilgili süreç incelendiğinde; ASAT Yönetim Kurulu’nun 16.03.2021 tarih ve 2021/109 sayılı kararı ile ASAT’a ait olacak fikri ve lisans haklarını kapsayan bir yazılım geliştirilmesi için Aldaş AŞ ile sözleşme imzalanmasına onay verildiği görülmüştür. Söz konusu Karar’ın 5. maddesinde, projenin mali disiplini sağlamak amacıyla personel yapısı açıkça düzenlenmiş; işe 8 personelle başlanacağı ve projenin hiçbir safhasında çalıştırılacak personel sayısının maksimum 20 kişiyi geçemeyeceği hüküm altına alınmıştır. Ancak proje uygulaması ve hakediş dosyaları incelendiğinde; 2022 yılı Aralık ayında 9 kişi ile başlayan proje ekibinin, Yönetim Kurulu’ndan yeni bir yetki veya revize karar alınmaksızın kontrolsüz bir şekilde büyütüldüğü ve personel sayısının 40 kişiye kadar çıkarıldığı tespit edilmiştir.

2021- 2025 yılları arasında Antalya Teknokent için yapılan gider ve harcamaların toplamı 180.779.482,08 TL olarak gerçekleşmiştir. Bu harcamaların ise %95’i personel maaşları ve giderlerinden oluşmaktadır. Yönetim Kurulu kararı ile izin verilen üst sınır (20 kişi) dikkate alındığında; istihdam edilen 20. kişiden sonraki her bir personel (21. kişiden 40. kişiye kadar olanlar) için yapılan ödemeler açıkça mevzuata ve yetki kararına aykırıdır. İdare, Yönetim Kurulu’nun "Bu iş en fazla 20 kişiyle yapılacak" iradesini yok sayarak, yetki verilmeyen 20 kişilik fazladan kadronun maaşını, SGK giderini, ofis masrafını ve bunların üzerine eklenen %15 Aldaş kârını ödemiştir. Yetki aşımı suretiyle yapılan bu harcamalar, projenin maliyetini yüksek oranda artırmış ve İdare kaynaklarında hukuki dayanağı olmayan bir azalmaya neden olmuştur.

Kamu idaresi cevabında; ASAT Genel Müdürlüğü ile Şirket arasında müstakil bir yazılım geliştirme sözleşmesi bulunmadığı, hukuki ilişkinin 1996 yılında imzalanan genel ASAT- ALDAŞ Sözleşmesine dayandığı ifade edilmiştir. ASAT Yönetim Kurulu kararında personel sayısına ilişkin herhangi bir kısıtlamaya yer verilmediği, 20 kişilik sınırın ALDAŞ Yönetim Kurulu kararında proje başlangıcı için öngörülen bir planlama çerçevesi olduğu ve aynı kararla ihtiyaç halinde bu çerçevenin revize edilebilmesi için Şirket Genel Müdürü ve Genel Müdür Yardımcısına açıkça yetki devri yapıldığı belirtilmiştir. Söz konusu personel sayısının mutlak bir üst sınır olmadığı, proje dinamikleri ve idarenin talepleri doğrultusunda personel planlamasının yapılabileceğine dair esnek bir yönetim mekanizması kurulduğu dile getirilmiştir.

Ayrıca, ASAT- ALDAŞ Sözleşmesi uyarınca olağanüstü durumlarda bütçe ve iş kalemlerinin yıl içinde idarenin onayıyla revize edilebilmesine imkan tanındığı, personel artışının yönetim kurulu kararının ihlali değil, bizzat kararda öngörülen bu yetkinin kullanılması olduğu bildirilmiştir. Süreç boyunca ASAT'ın personel sayısı ve maliyetler hakkında aylık hakediş raporlarıyla düzenli olarak bilgilendirildiği ve bu giderlerin idare tarafından onaylandığı vurgulanmıştır. Personel artışının keyfi bir tasarruf olmadığı; proje ilerledikçe idare tarafından talep edilen ek modüller, yeni entegrasyonlar ve güvenlik gereksinimleri sebebiyle genişleyen iş yükünün karşılanması adına zorunlu bir teknik düzenleme olduğu, aksi takdirde projenin öngörülen sürede tamamlanamayacağı ifade edilmiştir. Son olarak, proje kapsamında yürütülen hizmetlerin fiilen yerine getirildiği, idare tarafından aktif olarak kullanıldığı ve harcamaların sözleşme dışı nitelik taşımadığı değerlendirilmiştir.

Kamu idaresinin cevabında; 20 kişilik personel sınırının mutlak olmadığı, şirket yöneticilerine yetki devri yapıldığı ve personel artışının idarenin ek taleplerinden kaynaklandığı ifade edilmişse de, bu argümanlar 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu'nun kurumsal yönetim ilkeleriyle ve kamu harcama hukukuyla örtüşmemektedir. Şirket Yönetim Kurulu tarafından alınan kararda, projeye başlangıçta 8 ve ilerleyen süreçte en fazla 20 personel ile devam edilebileceğinin karar altına alındığı görülmektedir. Kararda yer alan "ihtiyaç halinde genel müdür ve yardımcısına yetki verilmesi" şeklindeki ifade, yönetim kurulunun sınırlarını çizdiği mali çerçevenin ve azami personel sınırının, icra organı tarafından sınırsızca ve yeni bir yönetim kurulu kararı alınmaksızın iki katına çıkarılabileceği anlamına gelmemektedir. Yönetim kurulunun asıl iradesi ve projenin öngörülen maliyet sınırı belli iken, bu sınırın yetki aşımı suretiyle ihlal edilmesi, işlemi yetkisiz kılmaktadır.

Diğer taraftan, artan personel maliyetlerinin ve bu maliyetler üzerinden hesaplanan %15 kâr payının aylık hakedişlerle ASAT Genel Müdürlüğüne bildirilmiş ve yetkililerce onaylanmış olması, söz konusu harcamaları hukuka uygun hale getirmemektedir. İdarenin, yetkili organ kararına dayanmaksızın genişletilmiş personel kadrosunun maaş, SGK ve genel giderlerini kabul edip ödemesi, baştan belirlenen mali disiplini ve bütçe sınırlarını anlamsız kılmakta, kamu kaynaklarında hukuki dayanağı olmayan bir azalmaya sebep olmaktadır. Proje kapsamında sonradan ortaya çıkan ek modül veya entegrasyon ihtiyaçlarının, kurumsal yönetim ilkeleri gereği usulüne uygun şekilde revize edilmiş yeni bir yönetim kurulu kararı ve ek bütçe onayı ile yürütülmesi icap etmektedir.

Sonuç itibarıyla; Yönetim Kurulu’nun 2021/109 sayılı kararındaki amir hükümlere aykırı olarak belirlenen 20 kişilik azami istihdam sınırının aşılarak personel sayısının kontrolsüz biçimde 40'a çıkarılması neticesinde oluşan ilave giderlerin ve hesaplanan kâr payının idare bütçesinden karşılanmasının mevzuata aykırı olduğu değerlendirilmektedir. Bu doğrultuda, izin verilen sınırı aşan personele ilişkin yapılan harcamaların yetki aşımı yapan sorumlulardan tazmin edilmesine ve sürecin yönetim kurulu kararındaki sınırlara çekilmesine yönelik hukuki ve idari sorumluluğun geçerliliğini koruduğu anlaşılmaktadır.